Destinação do complexo.
O complexo informático “Centro de caixa” visa garantir a automatização dos processos de serviços e operações do banco com dinheiro em numerário:
- Coleta e transporte de valores, contagem e crédito de dinheiro nas contas dos clientes;
- Coleta de numerário e transporte para contagem por terceiros;
- Transporte e entrega de numerário aos clientes do Banco;
- Formação e entrega de troco por encomenda do cliente;
- Reforço de numerário para as agência da entidade bancária;
- Entrega e transporte, recepção e contagem dos sacos de transporte com valores recebidas das agências da entidade bancária;
- Manutenção dos equipamentos (Cash-in, ATM, TCD);
- Envio de notas duvidosas para a peritagem pelo Banco Nacional (Central);
- Compra e venda de moeda estrangeira em numerário entre bancos a base de contratos de transações em notas.
Estrutura dos dados com complexo.
O Complexo de “Centro de Caixa” permite manter diretórios de clientes, dos seus estabelecimentos de coleta de valores com endereços e horários de atendimento, base de dados de contratos com clientes com possibilidade de configuração dos lançamentos por tipos de operações e tarifas. São mantidos diretórios dos colaboradores, das suas responsabilidades, das equipas, dos veículos, etc.
Seções de logística do “Centro de Caixa”:
- Directórios dos clientes;
- Directórios dos recursos humanos;
- Directórios da logística de circulação.
Directórios dos clientes.
Tipos de clientes – definem-se tipos de clientes no sistema (pessoal coletiva, pessoas físicas, TCD, Cash-in).
Tipos de operações – lista fixa de operações possíveis de clientes no “Centro de caixa”.
Clientes – permite introduzir os dados na ficha de cliente.
Postos de coleta de valores – lista dos locais de coleta de valores por clientes.
Sacos de valores – permite manter o registo de sacos.
Contratos – para manutenção da base de dados de contratos com cliente.
Tipos de subcontratos – tipo de serviço prestado ao abrigo do contrato.
Modelos de lançamentos – configuram-se grupos de lançamentos contábeis por tipos de subcontratos.
Funcionários – composição dos funcionário do estabelecimento de crédito.
Funções de funcionários – responsabilidades dos funcionários dentro do complexo do “Centro de caixa”.
Equipas – formação de equipas de funcionários com atribuição de responsabilidades.
Directórios dos recursos humanos:
Modelos de rotas (rotas de referência) – conjuntos-tipo dos postos de recolha para circulação na rota de um veículo usados para planeamento de rotas.
Veículos – registo de veículos que pertencem ao serviço de transporte de valores.
Directórios da logística de circulação:
Cadeia técnica de processamento de sacos de transporte de valores:
Estrutura funcional do complexo.
O complexo é composto por seguintes blocos funcionais e técnicos:
- Registo de pedidos;
- Coleta e transporte de valores;
- Caixa de entrega e receção (CER);
- Caixa de contagem (CC);
- Depósito.
Bloco “Registo de pedidos”.
O bloco “Registo de pedidos” destina-se à coordenação de operações do “Centro de Caixa” com as caixas territoriais a base de pedidos de realização de operações com numerário e valores. É possível utilização de um call-center para registo de pedidos de clientes.
Registo de pedidos.
Capacidades automáticos do “Centro de Caixa” em processamento dos pedidos introduzidos:
- COLETA E TRANSPORTE DE VALORES: Inclusão dos postos de coleta de valores conforme o pedido na rota planeada;
- CAIXA DE CONTAGEM: Formação de saco para a rota com os valores encomendados pelo pedido.
CER: Recepção de sacos no CER conforme o pedido.
Bloco “Caixa de entrega e receção”.
Automatização das operações da divisão de Caixa de Entrega e Receção:
- Receção e envio de equipas de coleta e transporte de valores;
- Receção de sacos de transporte de valores;
- Entrega de sacos vazios e cheios aos funcionários para o seguimento na rota;
- Registo de sacos, manual ou através de leitura de um código de barras no documentos de acompanhamento (neste caso o sistema recebe os dados de número de saco, posto de coleta, valor declarado, denominação de valores e composição por nominal de notas);
- Formação automática de documentos de contabilidade;
- Formação de relatórios obrigatórios (Registos de sacos recebidos, Atas de serviços de caixa, etc.).
Posto do operador de Caixa de Entrega e Receção:
- No posto do operador de CER efetua-se a receção e o envio da equipa na rota;
- Existe a possibilidade de integração com o sistema de reconhecimento de código de barras bidimensional BiPrint. Para isso o registo de encaminhamento ou o rótulo do saco deve conter o respetivo código de barras;
- No momento de leitura o sistema informático recebe os dados do número de saco, posto de coleta do qual o saco chegou, o valor declarado, a denominação dos valores e a estrutura por nominal de notas.
Bloco “Caixa de contagem”.
Automatização das operações da Caixa de contagem:
1. Operador de caixa.
2. Revisor.
- Abertura e encerramento da caixa de contagem com nomeação da equipa;
- Contagem dos sacos de transporte de valores que deram entrada;
- Contagem e embalagem de numerário e valores em sacos para envio pela rota;
- Suporte do processo técnico de reunião de trocos das mesas dos operadores de caixa;
- Entrega de numerário entre os operadores de caixa e os turnos a trabalharem em paralelo;
- Suporte de possibilidade de receção e processamento de dados de contagem das máquinas de contagem de notas e moedas;
- Formação automática de documentos de contabilidade para creditação de numerário nas contas: valores efetivos, valores em sobra, em falta, duvidosos, desconto de comissões, etc.;
- Formação de relatórios obrigatórios (Ata de valores em sobra, falta, duvidosos; Atestado de sacos recebidos com numerário, sacos vazios, etc.).
Bloco “Depósito”.
Automatização das operações da divisão de Depósito:
1. Chefe da caixa.
- Abertura e encerramento do turno de depósito;
- Contabilidade de numerário e valores fora de balanço no depósito do banco;
- Registo por números de notas promissórias, formulários de demonstrações obrigatórias, cheques de viagem;
- Receção/entrega de valores depositados;
- Formação automática de documentos de contabilidade;
- Formação de relatórios necessários (Registo de saldos de depósito; Registo de circulação de depósito, etc.).